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Les scénarios d'appels entrants

Adapter votre téléphonie d’entreprise en fonction de vos collaborateurs est primordial !

Les membres de votre équipe ont des disponibilités différentes : horaires décalés, rendez-vous extérieurs, réunions… Votre objectif est de ne rater aucun appel ? Sipleo est fait pour vous !

Grâce à Sipleo, vous élaborez des scénarios d’appels pour que votre interlocuteur puisse obtenir toutes les réponses à ses questions... Dans un laps de temps assez court.

Élaborer des scénarios d’appels entrants : dans quel but ?

Sur Sipleo, vous avez la possibilité d’élaborer des scénarios d’appels entrants, pour soulager vos équipes d’une charge téléphonique importante. Cette fonctionnalité permet à vos collaborateurs de traiter uniquement des appels en fonction de leur domaine de compétences.

Les scénarios peuvent être paramétrés par services (juridique, administratif, communication…), par produits ou compétences. Ils peuvent, aussi, être personnalisables en fonction de vos besoins.

Cette option donne la possibilité à vos interlocuteurs, de laisser un message sur votre répondeur au bout de quelques sonneries. En plus de ça, elle agit comme une solution de secours si vos collaborateurs ne peuvent pas répondre.

De votre côté, lorsqu’un de vos clients vous laisse un message vocal, une alerte est directement envoyée sur votre boîte mail.

Comment ?

Les scénarios peuvent être créés à partir de différents outils présents sur l’interface Sipleo. Les catégories que l’on peut utiliser pour mettre en place un scénario d’appels entrants sont : le filtrage des appels entrants, les groupes, les profils, ou encore les plannings.

Pourquoi ?

Cet outil est indispensable pour rassurer, à la fois, vos clients et vos collaborateurs. En effet, ils arriveront toujours à joindre quelqu’un. Cependant, si l’un de vos agents est indisponible, l’appel est transféré automatiquement vers une personne du même groupe.

Ces scénarios d’appels entrants génèrent plus de précision et de productivité au sein de vos équipes. En effet, ces derniers sont maîtrisés dès leur arrivée.

Quelques exemples de scénarios d’appels entrants

Sur Sipleo, les scénarios d’appels entrants sont nombreux ! Voici quelques exemples de configuration possibles pour votre entreprise.

#1 Redirection d’appels

Vous recevez beaucoup plus d’appels que d’habitude ? Si le poste de l’accueil ne répond pas ou est momentanément indisponible, celui de votre secrétaire se met à sonner au bout d’un certain nombre de sonneries.

#2 Transfert d’appels sur mobile

Le transfert d’appels vers les smartphones permet à tous les membres de votre équipe d’être plus mobiles.

Si vous n’êtes pas joignable sur le téléphone du bureau après 18h ou qu’un collaborateur est d’astreinte un samedi soir, les scénarios d’appels entrants redirigent intelligemment les appels vers un téléphone portable. Cette redirection fonctionne grâce à la configuration d’un profil et/ou la liaison avec un planning précis.

Par exemple : Tom travaille tous les 3^e samedis du mois. Pour automatiser ce type de scénario d’appels, vous pouvez lier le planning de Tom, avec votre téléphonie et configurer un profil particulier, c’est-à-dire le transfert d’appels sur mobile tous les 3^e samedis du mois.

#3 Création de liens

Sur Sipleo, vous pouvez créer plusieurs scénarios. Ceux-ci peuvent être paramétrés de manière à être actifs uniquement à certains moments de la journée. Pour que cela fonctionne, votre solution de téléphonie d’entreprise doit être liée à votre planning, celui de vos collaborateurs ou de votre entreprise.

#4 Absence de collaborateurs

Votre secrétaire est absente le mercredi ? Indiquez dans votre message d’accueil que le secrétariat est fermé. Mentionnez également les horaires d’ouverture.

Ainsi, vous informez vos appelants de la possibilité de laisser un message sur le répondeur à certains moments de la semaine.

En bref, tout est possible avec Sipleo !

Quels sont les outils disponibles sur Sipleo pour créer des scénarios d’appels entrants ?

Le filtrage d’appels entrants

En plus du paramétrage des groupes, des profils ou encore des plannings, l’IPBX Sipleo vous donne la possibilité de filtrer les appels entrants. Cette fonctionnalité apporte plus de puissance et de précision aux scénarios d’appels entrants. Grâce à elle, le triage des appels, que vous recevez, est beaucoup plus poussé et efficace.

Avec le filtrage, vous pouvez rediriger un numéro avec un département spécifique vers un service adapté, réorienter un numéro inconnu vers votre accueil téléphonique ou encore demander à l’appelant d’inscrire son numéro de téléphone si celui-ci appelle en masquer.

Sipleo vous donne également la main sur de nombreux autres réglages, qui vous permettent de configurer et de rediriger vos prochains appels entrants, en fonction de vos besoins et objectifs.

Le paramétrage de cet outil est essentiellement disponible dans les offres Sipleo Cloud et Sipleo On Premise.

Le filtrage des appels entrants

Les groupes

Un groupe est constitué d’un ensemble d’extensions (postes, lignes ou numéros externes) et/ou de groupes.

La configuration des groupes est disponible dans les offres Sipleo Access, Cloud et On Premise. Celle-ci vous offre tout un panel de possibilités, afin de paramétrer votre téléphonie ip selon vos besoins.

Vous êtes référent sur plusieurs produits/ services ? La solution vous permet d’être membre d’un ou plusieurs groupes ! Lorsqu’un groupe est créé, il peut contenir des extensions, des groupes et/ou des numéros externes à l’installation téléphonique.

Vous trouverez l’ensemble de vos collaborateurs, organisé en fonction de votre configuration, à partir de votre interface administrateur Sipleo.

Les avantages des groupes

Les profils

Un profil est une configuration qui permet le pré-paramétrage d’une extension (téléphone du bureau 4, de Monsieur Porte, etc.) ou d’un groupe (service administratif, juridique, commercial, etc.). Le profil peut être réglé manuellement ou automatiquement et porter un nom choisi au préalable. Vous pouvez, par exemple, créer un profil qui permet de jouer un scénario d’appel durant les heures de fermeture de votre entreprise (envoi sur le répondeur, basculement de l’appel vers un téléphone portable, etc.).

Grâce à l’IPBX Sipleo, vous pouvez établir un calendrier hebdomadaire, en associant les différentes couleurs à chaque profil. Et pour faciliter l’utilisation, un profil peut être copié sur d’autres extensions ou groupes.

Les avantages des profils

Les plannings

La notion de profil et la fonction de planning sont étroitement liées, car vous pouvez activer certains profils selon le calendrier hebdomadaire. Il peut y avoir des jours particuliers où le scénario habituel n’est pas joué et où le planning spécial est privilégié par la solution de téléphonie d’entreprise.

L’IPBX Sipleo, adapte votre accueil téléphonique à votre planning. Votre messagerie peut être active et se différencier simplement.

Vous pouvez souhaiter un bon appétit, de bonnes fêtes ou tout simplement rappeler les horaires d’ouverture de votre entreprise, la fermeture durant les vacances d’été ou jours fériés à vos différents interlocuteurs.

C’est aussi un bon moyen pour faire passer un message marketing à vos clients, c’est-à-dire, les informer d’une promotion ou de l’arrivée d’un tout nouveau produit.

Les avantages des plannings