Qu’est-ce qu’un serveur vocal interactif ?

Un serveur vocal interactif en quelques mots

Le serveur vocal interactif améliore la distribution des appels et offre un gain de temps considérable à vos appelants et vos collaborateurs. Le SVI liste les divers chemins proposés à vos interlocuteurs : renseignements logistiques, informations commerciales, vérification de disponibilités ou encore prise de commandes.

Ses missions

La simple consultation d’informations (état d’une livraison, renseignements sur le solde d’un compte…) ou la gestion des actions courantes (changer de forfait, demander un mot de passe…) est gérée à partir du serveur vocal interactif (SVI). Un gain de temps à la fois pour vos clients, mais aussi pour vos collaborateurs, qui pourront consacrer plus de temps à la gestion de dossiers plus complexes.

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Ses principaux avantages

Le SVI (serveur vocal interactif) vous permet donc de gérer les appels entrants en limitant les contacts directs avec les agents de votre entreprise, tout en orientant et informant l’appelant du mieux possible. L’accès continu au service (24/7), la fin du temps d’attente ou encore l’orientation prioritaire des demandes compliquées vers des conseillers sont les principaux avantages du SVI.

Pourquoi introduire un SVI dans votre
téléphonie d’entreprise ?

Insérer un serveur vocal interactif (SVI) dans votre téléphonie est une valeur ajoutée pour votre société. En effet, celui-ci peut se révéler être source de productivité en interne ! C’est aussi une excellente manière de professionnaliser votre accueil téléphonique.

#1 Un point d’informations

Le SVI est un moyen efficace de faire savoir ou de signaler, dans un laps de temps assez court et à un très grand nombre de personnes, une catastrophe naturelle, une intoxication alimentaire, etc… sans forcément monopoliser du personnel.

#2 Une solution de sondage

Cet outil, plutôt simple et intuitif, permet de mettre en place des sondages, assez courts, à la fin de chaque conversation téléphonique. Cette fonctionnalité de Sipleo génère ensuite des statistiques, qui vous permettront d’analyser les retours et d’améliorer les échanges si besoin.

#3 Une aide dans l’organisation de l’entreprise

Le serveur vocal interactif est utilisé pour l’authentification, le télépointage, la gestion des astreintes, le rappel de rendez-vous ou encore le call back web.

Le serveur vocal interactif vous offre, ainsi, tout un panel de fonctionnalités pour optimiser le travail au sein de votre entreprise.

Comment ça fonctionne ?

Au tout départ

Lors de la création de votre serveur vocal interactif (SVI) sur votre interface Sipleo, vous pouvez soumettre plusieurs actions à l’appelant. Celui-ci peut :

De votre côté

De votre côté, vous avez aussi quelques configurations à faire pour optimiser votre serveur vocal interactif. Vous pouvez :

Les principaux avantages du SVI avec Sipleo

Création rapide

Il peut être créé en seulement quelques clics à partir de l’interface d’administration de l’IPBX Sipleo.

Délais d'expiration

Il vous autorise à définir des délais d’expiration. L’appelant n’a pas fait de choix dans le temps imparti ? Vous pouvez relancer l’annonce de votre serveur vocal interactif ou l’envoyer vers un conseiller.

Construction à niveaux

Il peut se construire sur un ou plusieurs niveaux (sans coût ni difficulté supplémentaire).

Lecture en boucle

Il vous permet d’activer la lecture de votre menu en boucle. Un de vos clients est perdu ou n’a pas su faire de choix ? Celui-ci retourne à l’accueil du SVI ou bien le menu se répète à nouveau. Tout dépend du scénario que vous avez choisi.

Gestion d'un numéro

Il peut gérer simplement l’activation ou la désactivation d’un numéro de téléphone à partir de l’interface d’administration du standard téléphonique IP Sipleo.

Insertion de fichier audio

Il peut jouer un fichier audio ou une annonce créée sur le logiciel MiXoR grâce à des voix de synthèses ou des voix enregistrées.

Distribution des appels

Il peut lier et affecter des appels en fonction des compétences ou connaissances de vos agents (anglais bilingue, techniciens ou encore spécialiste d’un produit/ service), en utilisant la fonctionnalité ACD (Automatic Call Distribution) de Sipleo.

Couplage de logiciels

Il rend possible le couplage de l’ACD et du CTI, afin que les appels entrants puissent être routés automatiquement (sans manipulation de l’interlocuteur) vers un autre menu, groupe, poste, répondeur ou extension.

4 conseils pour construire un bon serveur vocal interactif

#1 Ne pas « perdre » l’appelant dans le parcours client

L’utilisateur ne doit pas se perdre dans les différents niveaux de votre serveur vocal interactif (SVI). Il est donc nécessaire de toujours lui laisser le choix de contacter un conseiller !

#2 Aller à l’essentiel

L’attention de vos correspondants est plus limitée au téléphone que sur un support visuel. Mettez un nombre de choix correct (pas plus de 4) et classez les informations (service commercial, SAV…). Votre interlocuteur ne doit jamais s’impatienter, car un SVI est là pour gagner du temps !

#3 Rassurer l’appelant

Votre correspondant doit savoir qu’il se trouve dans la bonne entreprise et qu’il a toujours la possibilité de revenir en arrière si son choix ne convient pas. Ce point est aussi essentiel si vous souhaitez avoir un accueil téléphonique professionnel et efficace.

#4 Savoir terminer un appel

Une fois la demande de l’appelant traitée, il est important de remercier votre correspondant et de terminer l’appel sur une attention positive.

Par exemple : « Votre commande a bien été prise en compte. Nous vous remercions pour votre appel. À bientôt. »

démo

Création d'un SVI avec Sipleo !

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