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Comment rendre l’accueil téléphonique de votre société professionnel et personnalisé ?

L’accueil téléphonique reste un point de contact indispensable pour chaque entreprise. Celui-ci vous permet d’assurer le lien entre l’ensemble de vos clients, partenaires, prestaires et de potentiels prospects, avec votre société.

Un accueil téléphonique réussi, renforce l’image de votre marque, génère plus de ventes et améliore le capital sympathie envers votre entreprise.

 

Alors, comment rendre l’accueil téléphonique de votre société plus professionnel et personnalisé ? En quoi Sipleo peut vous aider à créer un standard téléphonique propre à votre société ? C’est ce que nous allons voir dans cet article !

 

Notre solution de téléphonie IP pour les entreprises vous offre de nombreux outils et de multiples options, afin de rendre votre accueil téléphonique unique !

Pourquoi mettre en place un accueil téléphonique adapté à votre société ?

Lors d’un changement de situation, d’un suivi de dossier ou d’une demande d’informations, un client ou un prospect peut être amené à contacter votre entreprise directement par téléphone. La qualité de votre accueil téléphonique sera, ainsi, déterminante pour vos clients et surtout reflètera l’image de votre société.

Il s’agit d’une des raisons pour laquelle celui-ci doit être bien configuré ! Mais votre standard téléphonique est également là pour libérer du temps pour vos collaborateurs et fidéliser votre clientèle.

Notre solution de téléphonie vous accompagne dans la création d’une attente téléphonique professionnelle, grâce à des options telles que : le serveur vocal interactif (svi), le prédécroché, le couplage de la téléphonie à l’informatique (cti), ou encore des outils comme : Sipleo Studio et Mixor.

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Libérer du temps pour vos collaborateurs

Un accueil téléphonique bien configuré, donne la possibilité à vos collaborateurs de finaliser leurs différentes tâches, sans être interrompus par des appels trop nombreux.

La mise en place d’un accueil téléphonique, permet à vos agents de mieux se concentrer sur les missions confiées et de s’appuyer sur le SVI, le prédécroché ou encore le CTI, afin de router les appels ou de répondre aux demandes des clients. 

Grâce à Sipleo et ses diverses fonctionnalités de téléphonie, vous pouvez facilement créer un accueil téléphonique, adapté à l’organisation interne de votre société et à l’image de votre marque !

En plus d’apporter une valeur ajoutée à vos collaborateurs, notre solution de téléphonie fixe sur IP renforce la fidélité de votre clientèle ! On vous explique pourquoi.

Fidéliser votre clientèle

Lorsqu’un client prend contact avec votre société, la qualité de l’appel ne repose pas uniquement sur l’échange avec vos collaborateurs. C’est un tout ! Et cela commence dès les premières sonneries.

Pour chaque société, fournir une gestion d’appels de haute qualité contribue à leur succès !

Malgré le développement des nouvelles technologies, un grand nombre de personnes préfère privilégier le contact humain, lorsqu’il se retrouve face à une problématique. Ces échanges peuvent améliorer votre image de marque et renforcer la fidélité de vos clients, car le relationnel et la disponibilité d’une société sont très appréciés de nos jours !

De plus, il peut arriver que vous receviez des appels en dehors des jours ou heures de fermeture de votre entreprise. Dans ce genre de situation, il est recommandé de laisser, à votre interlocuteur, la possibilité de laisser un message sur votre répondeur.

D’un côté, votre client peut être sûr que sa demande va être écoutée et que celle-ci soit potentiellement traitée, sans qu’il ait besoin de rappeler.

De l’autre, votre agent répond à une demande rapidement et rend le client content du service effectué.

Avant toute chose, il faut penser à mettre en place, au préalable, un accueil téléphonique d’entreprise structuré et bien soigné ! Mais par où commencer ?

Sipleo vous donne les clés pour rendre l’accueil téléphonique de votre société plus professionnel et personnalisé !

Comment rendre l’accueil téléphonique de votre société plus professionnel ?

Pour vous détailler les points clés d’un accueil réussi, nous allons prendre l’exemple d’une entreprise de taille moyenne, constituée de services différents.

Comme indiqué plus haut dans l’article, l’accueil téléphonique débute dès les premières sonneries. Ce laps de temps va être déterminant pour la suite !

En effet, dès le début de l’appel, le client peut être content, stressé ou encore en colère. Puis, durant les premières sonneries et avec la mise en place de plusieurs fonctionnalités, l’humeur de celui-ci va progressivement s’adoucir. 

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Le prédécroché et le serveur vocal interactif (SVI) de Sipleo

Dès le début de l’appel, vous pouvez mettre en place un prédécroché, qui va diffuser une musique d’attente agréable ou un message personnalisé bienveillant. La musique d’attente ou le message peut être créé en interne, à l’aide du logiciel MiXoR. Pour créer un message avec une voix plus humaine, Sipleo propose également de passer par son agence de communication sonore Sipleo Studio.

Lorsque votre musique ou message personnalisé est mis en place, vous pouvez créer un serveur vocal interactif, de façon à rediriger les clients vers les bons services, en fonction de leurs besoins.

Plusieurs configurations d’accueil téléphonique sont possibles.

En règle générale, les clients privilégient le contact humain. Ils sont davantage réceptifs et rassurés lorsqu’ils sont mis en relation avec une personne physique.

C’est pourquoi, vous pouvez configurer votre accueil téléphonique de façon à ce que vos clients puissent avoir un échange avec un de vos collaborateurs, avant d’être redirigé vers un serveur vocal interactif (SVI).

Ce paramétrage vous aide également à gérer le débordement d’appels lors de la réception d’un flux important d’appels entrants. 

Exemple de message :

« Bonjour et bienvenue chez [nom de la société], un instant, nous allons prendre votre appel… //musique d’attente//… Pour être mis en relation avec le service client, tapez 1 ; le service technique, tapez 2 ; le service administratif, tapez 3. Pour réécouter les propositions, tapez 6 et pour revenir au menu principal, tapez 7. » 

Une fois le SVI créé, le client choisit le service adapté à sa demande.

Vos collaborateurs sont, quant à eux, positionnés dans des groupes en lien avec leurs connaissances ou compétences. Si le client appuie sur la touche 2, celui-ci sera envoyé automatiquement vers le service technique (par exemple) et tous les postes des agents, associés à ce service, sonneront.

Le couplage de la téléphonie à l’informatique (CTI) avec Sipleo

Au moment où les postes, des collaborateurs concernés, sonnent, le premier qui est disponible peut prendre l’appel. C’est au moment de décrocher, que la remontée automatique de fiches, mise en œuvre par le cti, va jouer un rôle important !

En effet, la remontée de fiches va donner à votre agent toutes les informations nécessaires sur l’appelant : nom, prénom, adresse et d’autres renseignements sur son dossier. Cette option va, ainsi, faire gagner un temps considérable à votre client et à votre collaborateur !

Bien évidemment, le CTI offre d’autres options très utiles, comme le Click to Call, la synchronisation de l’annuaire, l’enregistrement des appels, l’inscription de tâches dans votre CRM, etc.

Les bons réflexes à adopter !

La mise en place d’un accueil téléphonique ne s’arrête pas seulement aux options disponibles dans les offres Sipleo.

L’accueil téléphonique prend aussi en compte l’attitude à adopter auprès de vos clients, tout au long de votre échange.

En effet, lorsque que vos collaborateurs répondent à un appel, il faut :

Cette dernière fonctionnalité peut être utilisée pour le service après-vente de votre société, afin d’améliorer votre SAV et optimiser l’image de votre entreprise !

Les outils proposés par Sipleo rendent votre accueil téléphonique unique !

Les outils développés par Sipleo, pour optimiser votre téléphonie d’entreprise, sont très nombreux ! Parmi eux, on retrouve le prédécroché, le serveur vocal interactif ou le couplage de la téléphonie à l’informatique.

Le prédécroché, disponible dans nos offres de téléphonie, donne le temps à vos agents de finaliser une tâche avant de répondre à un appel. Le but étant de diffuser, par exemple, une musique d’attente ou un message personnalisé, le temps de terminer le dossier qu’ils sont en train de traiter.

 

Grâce au serveur vocal interactif (SVI), accessible sur notre solution de téléphonie sur IP, vous avez la possibilité de répondre à un certain nombre de demandes clients, sans avoir nécessairement recours à une intervention humaine. Celui-ci améliore la distribution des appels, gère les actions courantes et la simple consultation d’informations.

En plus du prédécroché et du SVI, vous pouvez créer un accueil téléphonique sur mesure en couplant votre téléphonie à votre logiciel métier !

Avec tous les outils mis à disposition par Sipleo, vous pouvez créer un accueil téléphonique unique et optimiser considérablement votre image de marque !

 

Cependant, les outils développés par Sipleo ne se limitent pas seulement aux éléments listés dans cette article ! Notre solution de téléphonie d’entreprise est capable de répondre à vos besoins, même les plus complexes. Étant l’éditeur de Sipleo, nous sommes ouverts à l’innovation et nous pouvons développer toutes les configurations dont vous avez besoin pour votre téléphonie d’entreprise !

Pour en savoir plus, prenez contact avec notre équipe !

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