L'équipe "d'après" :

5 leviers pour mieux travailler ensemble, séparément.

Conseils d'experts

Travailler ensemble…séparément ?

Cela semble choquant et pourtant de plus en plus d’entreprises le font et cela devient de plus en plus normal.

Les entreprises multisite étaient déjà confrontées à cette problématique.

D’autres, ont été obligées de s’adapter à cause de la crise sanitaire. Les équipes ont dû apprendre à composer et même se créer sans jamais se rencontrer physiquement.

Aujourd’hui, différentes tendances se dessinent, ceux qui souhaitent que ce changement soit durable, ce qui veulent plus de télétravail et de mobilité et ceux qui ne jurent que par un retour au présentiel.

En effet, certains sondages comme Livecareer révèlent que 61 % des employés sont désireux de rester en télétravail de façon permanente après la pandémie.

Comment faire pour répondre aux mieux besoins de chacun, continuer à faire travailler les équipes ensemble sur des sites différents et entretenir une bonne communication en interne ?

On vous livre 5 leviers pour que vos équipes puissent mieux travailler ensemble, séparément grâce à la téléphonie d’entreprise

1. Mutualisez vos solutions

Afin que vos employés puissent travailler de leur bureau, de chez eux, en déplacement ou sur un autre site de votre entreprise, le plus simple c’est d’avoir les mêmes outils partout.

En effet, s’adapter à un nouvel outil prend du temps et déménager son bureau tout entier pour des déplacements ponctuels est une sacrée perte de temps.

En téléphonie, cela corresponds à avoir le même IPBX. Pour plus de productivité, il est même possible de le coupler à vos logiciels métiers et votre informatique. Un tout en un !

2. Constituez un annuaire commun

Grâce à la bonne solution de téléphonie, capable de mutualiser ses fonctionnalités*, vous pouvez mettre en place un annuaire commun qui se synchronise en temps réel. Tout ceci à partir d’Outlook et/ou votre logiciel métier et grâce au couplage de votre téléphonie et de votre informatique (CTI).
Un employé travaillant sur un site distant vient d’ajouter un client à l’annuaire ?
Vous pouvez désormais le contacter aussitôt ce qui est un fort gain de temps au quotidien. Le partage d’information est transparent, rapide, presque plus simple que de passer un stylo si vous étiez juste à côté.

La mutualisation de l’annuaire n’est pas obligatoire. Si vous souhaitez utiliser un multi-annuaire pour plus de confidentialité dans les services ou entité c’est possible avec le bon IPBX*

3. Communiquez en interne facilement et sans limite

L’avantage incontestable d’une solution de téléphonie commune est la communication interne qui se fait extrêmement facilement.

En effet, vous profitez d’un annuaire commun mais surtout d’un coût d’appels nul puisqu’ils restent en internes.

Avec une même solution de téléphonie ip vous faites donc de belles économies. De plus, la conférence téléphonique est amplement facilité. Parlez à vos équipes en conférence comme dans une pièce en « glissant » grâce à votre assistant Sipleo Assist, une, deux, trois, vingt personnes et plus dans votre conversation pour effectuer une conférence en un clic.

Fini les réunions complexes, parlez aux interlocuteurs concernés, ajoutez et retirez qui vous souhaitez de la conversation (avec bienséance bien sûr). Optimisez vos réunions et vos conversations d’équipe.

Qui a dit qu’une équipe ne pouvait pas être virtuelle ? Une équipe c’est un état d’esprit.

4.Rendez vos équipes flexibles et mobiles

Afin de garantir une bonne cohésion d’équipe, il faut s’attacher particulièrement à la communication en interne. Garantissez à vos équipes les bons outils pour rester flexibles et mobiles afin de faciliter les communications lors de déplacement.

Grâce à une application mobile, les employés peuvent ainsi utiliser leur téléphonie d’entreprise et accéder à l’annuaire commun n’importe où, d’un pc ou de leurs propres GSM et même envoyer des mini messages en interne.

Simple comme un coup de fil.

5. Mettez en place le débordement des appels

Le débordement d’appels, qu’est-ce que c’est et pourquoi c’est utile ?

Particulièrement pratique en logique multisite et quand votre équipe travaille en distanciel, le débordement d’appels permet d’envoyer automatiquement un appel sur une ligne disponible si le premier interlocuteur ne peut pas répondre.

Par exemple, votre secrétaire de Paris est en congé ou déjà au téléphone : votre secrétaire Brestoise peut répondre à sa place et prendre le rendez-vous pour Paris comme si elle y était ! Le client ne se rends compte que d’une chose, on lui a répondu vite et on a répondu à son besoin.

Autre exemple, votre équipe marketing est en télétravail, l’un des chefs de projets à Marseille n’est pas disponible, son collègue en Nouvelle Aquitaine récupère l’appel automatiquement.

Grace au débordement plus aucun appel manqué. Ne dédoubler plus vos ressources et optimisez votre temps de réponse facilement.

Votre équipe travaille ensemble et à distance.