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Outils pour adapter sa téléphonie

Adapter sa téléphonie à son profil, son activité, son organisation, sa personnalité…permettra une meilleure gestion des appels et de son accueil téléphonique. L’IPBX Sipleo vous aide à professionnaliser votre accueil téléphonique.

 

Pourquoi adapter sa téléphonie à son activité ?

management appels entrantsLes membres d’une même entreprise n’ont peut être pas les mêmes horaires de travail, les mêmes activités… Ainsi, avec les outils de l’IPBX Sipleo et la création de groupes, de profils, de plannings ou encore d’agents (pour la création d’ACD par exemple), vous allez pouvoir offrir à vos clients et collaborateurs une gestion optimale de leurs appels. La solution de téléphonie Sipleo vous facilite également le télétravail en vous garantissant une plus grande mobilité.

 

Assurer une qualité de service optimale

Adapter sa téléphonie à son activité, à ses employés…va permettre à vos agents, vos conseillers de ne pas subir la pression des personnes en attente. Mieux diriger dès le départ, l’appel sera plus productif, plus efficace. Vous pouvez établir des scénarii qui feront que vos techniciens recevront uniquement des appels concernant les demandes et problématiques techniques, que les clients du portefeuille de votre commercial soient directement dirigés vers celui ci… Connaitre le motif de l’appel avant permet à votre employé d’exercer au mieux ses compétences.

En adaptant votre téléphonie avec l’IPBX Sipleo, vous assurez à votre entreprise une qualité de service optimale. Plusieurs appels arrivent en même temps ? Si le poste de l’accueil ne répond pas, celui de votre secrétaire peut se mettre à sonner au bout d’un certain nombre de sonneries par exemple. Vous n’êtes pas joignable sur votre téléphone de bureau? Votre portable peut sonner lui aussi si vous le souhaitez.

Vous pouvez définir des priorités, lier vos scénarii à vos plannings…Tout est possible avec la solution de téléphonie d’entreprise Sipleo ! Votre secrétaire ne travaille pas le mercredi ? Vous pouvez prévoir un message d’accueil qui rappelle à vos correspondants qu’elle n’est pas joignable le mercredi en précisant ses horaires habituels. Vous souhaitez que les appels en dehors des heures de bureau soient renvoyés vers votre mobile ? Le standard téléphonique IP Sipleo est la solution qu’il vous faut !

 

Comment ça marche ? Quels outils ?création groupe vente

 

Les groupes

Un groupe est constitué par un ensemble d’extensions et/ou groupes. En effet, un groupe peut contenir lui-même différents groupes. Grâce à cette fonction accessible via votre standard téléphonique IP, les possibilités sont nombreuses. Vous allez, par exemple, pouvoir être membre d’un ou plusieurs groupes.

Vous êtes référents pour plusieurs produits ? Vous participez à plusieurs groupes de travail? Vous avez plusieurs casquettes ? La création de groupes vous facilitera votre travail au quotidien. Lors que vous créez un groupe, il pourra être composé par des extensions, groupes ou numéros externes à l’installation téléphonique. Vous retrouverez, via SipleoAssist, vos collaborateurs organisés en fonction de cette organisation.

 

Quel(s) intérêt(s) ?

Grâce à l’IPBX Sipleo et la fonction groupe vous pourrez :

  • Avoir plusieurs profils afin d’établir des plannings hebdomadaires qui seront gérables de manière manuelle ou automatique sur un calendrier.
  • Bénéficier d’une ou plusieurs messageries et différencier vos messages d’accueil. Vous pouvez également associer votre groupe à un pré-décroché particulier. Cela permet de diffuser un message plus précis à des interlocuteurs mieux ciblés. Grâce à votre solution de téléphonie d’entreprise Sipleo, vous améliorez votre accueil téléphonique.
  • Restreindre des appels ou en renvoyer selon leur origine (interne, externe/immédiat, non réponse, occupation) : vous allez pouvoir interdire ainsi les appels venant ou provenant d’un numéro en particulier, d’une destination particulière (région, international…) ou encore de GSM.
  • Activer ou désactiver votre groupe.
  • Etre supervisé ou intercepté.
  • Accéder aux facilités, SipleoAssist ou à une interface Web.
  • Limiter le nombre d’appels en réception : pour ne pas vous retrouver dans une situation ingérable, programmer le nombre d’appels en réception maximum que vous souhaitez.

Par exemple, vous pouvez faire en sorte que tous les appels concernant une demande commerciale (renseignement, devis…) fassent sonner tous les commerciaux dans votre société. Ensuite, il est aussi possible de renvoyer les appels suivants vers le groupe, le poste… que vous souhaitez (accueil, le SAV, votre secrétaire…) si le groupe réunissant les commerciaux ne peut plus recevoir d’appels (tous les correspondants sont en ligne).

non réponse groupe commercial
 

Les profils

Un profil est une configuration permettant un pré-paramétrage d’une extension (le téléphone du bureau 4, de Monsieur Durand…)  ou d’un groupe (le secrétariat, le service informatique…). Le profil pourra être réglé de manière manuelle ou automatique et porter un nom choisi préalablement.

Par exemple, vous pouvez décider de créer un profil qui permettra de jouer un scénario d’appel lors des horaires de fermeture de votre entreprise (envoi direct sur répondeur, basculement vers un numéro de téléphone portable…).

Grâce aux profils et à votre IPBX Sipleo, vous allez pouvoir établir un calendrier hebdomadaire avec différentes couleurs possibles pour chaque profil. Pour vous faciliter l’utilisation, un profil peut être copié à d’autres extensions ou groupe.

 

Quel(s) intérêt(s) ?

  • Renvoyer l’appel à une autre extension, un autre groupe ou encore un numéro externe. Par exemple, lorsqu’un interlocuteur essaie de vous joindre après 18h00, vous pouvez choisir que son appel soit automatiquement transféré sur votre GSM grâce à votre standard téléphonique IP Sipleo.
  • Définir des actions réglées par tranche horaire grâce à la fonction planning. Par exemple, lors de votre pause déjeuner,  les appels sont automatiquement basculés vers votre boite vocale.
  • Transférer l’appel sur une boite vocale ou un serveur vocal interactif (SVI)
  • Refuser des appels selon leur origine (interne ou externe)
  • Lancer une action en fonction des états (non réponse, occupé, indisponible) en différenciant selon l’origine de l’appel (interne ou externe). Par exemple, lorsque vous êtes occupé, les appels internes sont basculés par votre solution de téléphonie Sipleo (également en mode hébergé) vers un autre membre du groupe et les appels externes vers un serveur vocal interactif (SVI).

 

Les planningsprofil groupe accueil 800

La notion de profil et la fonction planning sont étroitement liées. Cette dernière va permettre l’activation de profils selon un calendrier hebdomadaire. Il peut y avoir des jours spéciaux dans la semaine où le schéma habituel ne sera pas joué, le planning spécial sera privilégié par la solution de téléphonie d’entreprise Sipleo.

Cette fonction va permettre de pouvoir adapter votre accueil téléphonique. Grâce à l’IPBX Sipleo, adaptez votre accueil téléphonique à votre planning. Votre messagerie est activable et différentiable simplement. Souhaitez un bon appétit à vos interlocuteurs, de bonnes fêtes ou tout simplement rappelez les horaires d’ouverture de votre entreprise! Organiser l’accueil téléphonique en fonction de votre activité grâce à l’IPBX Sipleo! Votre entreprise est fermée pendant les vacances d’été? Les jours fériés? Vous ne travaillez pas le mercredi?…

 

Quel(s) intérêt(s) ?

  • Votre planning est accessible à partir d’une interface web
  • Il est gérable sur une échelle de 15 minutes!
  • En couleur, votre planning  est clair. Vous pouvez visualisez facilement quel profil et donc quel accueil téléphonique réservé à vos interlocuteurs pour chaque période de la journée et de la semaine. Votre téléphonie est adaptée à toutes les situations grâce à votre IPBX Sipleo.
  • Il peut être joué de manière répétitive par année ou pas

Découvrez, en images, un exemple qui illustre l’importance et l’intérêt des plannings et des profils – fonctionnalités accessibles via Sipleo.