Quel(s) avantage(s) pour l’entreprise et pour l’appelant ?

La création d’un serveur vocal interactif (SVI) professionnalise votre accueil téléphonique. Cet outil disponible avec l’IPBX Sipleo rend service à vous et vos clients ou prospects. Le serveur vocal interactif, en améliorant la distribution des appels, offre un gain de temps non négligeable à vos correspondants et à vos employés également.

En effet, le serveur vocal interactif vous donne l’occasion de lister les possibilités proposées à vos correspondants (renseignements logistiques, informations commerciales, vérification de disponibilités, prise de commandes). La simple consultation d’informations (état d’une livraison, consultation d’un solde de compte…) ou la gestion des actions courantes (changer de forfait, demander un mot de passe…) sont gérées via le serveur vocal interactif ce qui permettra  un gain de temps aux conseillers. Ils auront plus de temps à consacrer à la gestion des dossiers complexes.

Dans l’idéal, un SVI rassemblera les 20% de problématiques soulevées par 80% de vos appelants. Pour les 20% restant, il est essentiel de pouvoir laisser l’opportunité à vos clients, collaborateurs ou prospects de pouvoir contacter une personne physique afin de régler son problème.

Le SVI vous permet donc de gérer les appels entrants en limitant l’accès direct à un correspondant dans votre entreprise tout en orientant et en informant le mieux possible l’appelant. L’accès continu au service (24/7), la fin du temps d’attente ou encore l’orientation prioritaire des demandes plus complexes vers des conseillers sont un véritable plus pour l’appelant.  Tout cela est rendu possible grâce à notre solution de téléphonie d’entreprise Sipleo.

Comment ça marche ?

Lors de la création de votre SVI, vous avez le choix de soumettre plusieurs actions à l’appelant. Vous pourrez, grâce au standard téléphonique IP Sipleo, permettre à l’appelant :

• d’accéder à des facilités (simple consultation d’informations, gestion des affaires courantes…)
• de choisir de transférer l’appel à un conseiller commercial, à un service technique…
• ou encore de renvoyer vers un second serveur vocal interactif.

Avec notre IPBX Sipleo, vous n’avez pas de limite dans le nombre de niveaux que vous souhaitez mettre en place dans votre SVI :

• Choix du numéro d’accès au menu suivant
• Plusieurs points d’entrées possibles et plusieurs SVI sont possibles
• A chaque touche choisie (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0, * et #) correspondra une action précise (« suivre votre commande, tapez 1 », « tapez votre numéro de commande suivi de la touche # »)…

Comment construire un bon serveur vocal interactif ?

Pour qu’un SVI soit pensé de la meilleure des manières qu’il soit, il est important de ne pas oublier certaines règles.

• Rassurer l’appelant régulièrement : Votre correspondant doit savoir qu’il est dans la bonne entreprise, qu’il a toujours la possibilité de revenir en arrière si son choix ne convient pas etc… Ce point est essentiel si votre accueil téléphonique se veut professionnel et efficace.
• Faire court et aller à l’essentiel : L’attention de vos correspondant est plus fragile au téléphone que via un support visuel. De plus, le serveur vocal interactif est là pour faire gagner du temps ! Réduisez le nombre de choix possibles et classifier les informations (service commercial, SAV…). Votre correspondant ne doit jamais s’impatienter !
• Ne pas « enfermer » l’utilisateur du service : L’utilisateur ne doit pas se « perdre » dans les différents niveaux de votre SVI. Il est nécessaire de toujours lui laisser le choix de contacter un conseiller!
• Savoir terminer un appel : Une fois la demande de l’appelant traitée, il est important de remercier votre correspondant et de terminer l’appel. « Votre commande a bien été prise en compte. Nous vous remercions pour votre appel. A bientôt. »…

Les avantages de la solution de téléphonie d’entreprise Sipleo pour la création d’un serveur vocal interactif ?

• Votre SVI est facilement créé en quelques clics via l’interface d’administration de l’IPBX Sipleo.
• Votre serveur vocal interactif peut se construire sur plusieurs niveaux (sans coûts ou difficultés supplémentaires).
• La solution de téléphonie IP Sipleo vous autorise à définir des délais d’expiration. L’appelant n’a pas fait de choix ? Vous pourrez relancer l’annonce de votre serveur vocal interactif, l’envoyer vers un conseiller…
• La solution de téléphonie d’entreprise Sipleo vous permet d’activer la lecture de l’annonce de votre menu en boucle. Un appelant est perdu ? N’a pas su faire le bon choix ? Il retournera automatiquement au message d’accueil de votre SVI.
• Vous pouvez activer ou désactiver simplement un numéro (c’est-à-dire une action) proposé par votre serveur vocal interactif. Cela se fait facilement via l’interface d’administration du standard téléphonique IP Sipleo.
• Votre SVI peut jouer un fichier audio ou une annonce créée via le générateur de voix de synthèse intégrée à l’IPBX Sipleo.
• Vous pouvez affecter, lier, des « compétences » (anglais bilingue, techniciens ou encore spécialiste d’un produit en particulier par exemple) lors de passages dans les menus et déclarations des files d’attentes (Automatic Call Distribution). Cela permet de distribuer les appels à l’extension (poste, groupe, agent…) qui correspondra le mieux à l’attente de l’appelant. Par exemple : « Votre appel concerne un problème informatique, tapez 3 ». L’appelant sera alors automatiquement redirigé vers le groupe informatique ou Mr Dupont, le responsable informatique de votre entreprise.

Vous pouvez visiter notre site internet dédié à la fonction de serveur vocal et voir une vidéo de démonstration de la création d’un serveur vocal interactif avec le standard téléphonique IP Sipleo ici :